A legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco
Por Leandro Felizali, Administradores.com
A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já está sendo largamente
utilizada no Brasil desde 2009. Mas passados três anos dessa realidade
muitas empresas ainda não atentaram para a importância destes arquivos.
Acostumados com a antiga nota fiscal em papel, muitos ainda acreditam
que basta guardar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica).
Isso é verdade para as pessoas físicas
e empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os
demais, pela nova legislação fiscal, o DANFe – como o próprio nome diz –
é um "documento auxiliar" que possibilita visualizar o conteúdo da Nota
Fiscal Eletrônica. Para as empresas obrigadas a emitir NF-e o
"documento com validade fiscal" é o respectivo arquivo XML e a
legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no
mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo Fisco.
Percebo que muitas empresas ainda não dão a devida importância em
guardar a NF-e e as poucas que se preocupam com isso, acabam guardando
somente as NF-es emitidas pela própria empresa se esquecendo que a
legislação obriga também o armazenamento – pelos mesmos cinco anos – das
NF-es recebidas de seus fornecedores. É por esse motivo que começou
essa "enxurrada" de e-mails em seu correio eletrônico. O que fazer com isso?
Inicialmente não culpe seu fornecedor por ficar enchendo sua caixa de
e-mails, pois a legislação exige que o emitente da NF-e entregue ou
disponibilize o arquivo XML para o seu destinatário e o método mais
utilizado pelo mercado para resolver esse problema é enviar esses
arquivos por e-mail. Aliás, quando você for comprar algum equipamento ou
eletrodoméstico e o vendedor pedir o seu e-mail, não fique nervoso, ele
só está tentando atender à legislação fiscal.
Porém, tudo está se modernizando e a nota fiscal também entrou nesse
ritmo. Por isso, precisamos mudar nosso hábito de guardar papel e nos
acostumarmos a armazenar arquivo digital. Essas NF-es que estão em sua
caixa postal, provavelmente, são de seus fornecedores e precisam ser
mantidas por cinco anos. isso mesmo, cinco anos no mínimo. Então guarde.
Mas então surge a pergunta: como?
Você pode simplesmente arquivar em sua caixa de e-mails. No entato,
esse procedimento é frágil, pois qualquer problema no seu correio
eletrônico provocará a perda desses importantes arquivos. Além disso,
para uma eventual consulta ou fiscalização não vai ser fácil localizar
as NF-es.
O ideal é você abrir o e-mail, identificar se essa NF-e é realmente sua, entrar no portal da Secretaria da Fazenda (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal),
digitar a "chave de acesso da NF-e", verificar se ela está válida e,
depois, salvar esse arquivo em alguma pasta do seu computador e, de
preferência, periodicamente, salvar uma cópia externa (pen drive, cd ou
DVD) de forma organizada e separado por data. Tudo isso? Infelizmente sim, esse é o procedimento correto.
A boa notícia é que já existem softwares disponíveis no mercado que
administram e armazenam as notas fiscais eletrônicas emitidas e
recebidas. Alguns fazem todo o procedimento de forma automática:
importam o arquivo XML, validam na Secretaria da Fazenda, armazenam e
oferecem filtros e relatórios para facilitar a organização e consulta às
NF-es. Outros, mais sofisticados, chegam a ler os seus e-mails para
capturar, automaticamente, suas notas fiscais, poupando até o seu trabalho de abrir as mensagens com anexos em XML. Outra boa notícia é que esses softwares costumam ter preços acessíveis.
Pense pelo lado positivo e na sustentabilidade, arquivos digitais não
ocupam lugar em sua gaveta, economizam papel e reduzem os custos com
impressão. E fica o recado: guardem as NF-es emitidas e recebidas para
evitar problemas com o Fisco.
Leandro Felizali é diretor da Vinco – empresa brasileira especializada na integração de sistemas e na migração de dados fiscais.
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