Dúvidas e Respostas sobre Certificado Digital para condomínios

Desde o começo do ano, a Caixa Econômica Federal avisa: é necessário que os condomínios, entre outros, providenciem certificados digitais.  

As dúvidas ainda são muitas sobre o tema. Pensando nisso, elaboramos um pequeno guia com perguntas e respostas freqüentes sobre o tema.  

Por que preciso providenciar a certificação digital?

Ela servirá para que o síndico, ou a contabilidade/administradora, utilize o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre as movimentações dos funcionários, síndico, autônomos, FGTS, INSS, RAIS, entre outros.

Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação digital?

Ainda assim é necessário investir na assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social” para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão enviados por esse canal.

É necessário para todos os condomínios?

Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos até, no máximo, o dia 31/12.

Qual o prazo máximo para estar certificado?

A Caixa Econômica Federal estipulou como prazo máximo 31/12. Ou seja, até essa data todos os condomínios do país devem estar com a certificação em dia e já funcionando. A Caixa já deixou claro que não pretende expandir o prazo.

Por que é ruim deixar para a última hora?

Além do estresse comum do final do ano, pode ser que o condomínio não esteja com a documentação em dia. Dessa forma, pode ser que não haja tempo hábil para estar em dia com as obrigações com a Receita Federal e com a Caixa Econômica Federal. Soma-se a isso, possíveis lentidões nos sites de emissão devido à sobre-carga do sistema.

O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura eletrônica?

Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, síndico, autônomos não serão enviados à Caixa Econômica Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.

Quais os documentos são necessários?

São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples:

• Convenção do condomínio
• Cartão de CNPJ do condomínio
• Ata de eleição do síndicoRG, CPF do síndico (ou CNH), 2 foto 3x4 e comprovante de residência
• Termo de titularidade e responsabilidade(emitido pelo solicitante)
• Comprovante do pagamento do certificado

Que vantagem traz estar certificado?

Além de estar em dia com a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores.

Como se dá todo o trâmite?

1.Primeiro, adquirir a mídia pra armazenamento do certificado(Token ou smartcard com leitora) no caso do certificado tipo A3(válido por 3 anos), solicitar ao contador que solicite o certificado a uma AR (Autoridade de Registro) em sua região. É essa empresa quem expede a certificação digital.

2.Após o pagamento, agenda-se um horário para que o síndico vá até a AR apresentar os documentos necessários para a expedição da assinatura eletrônica. Após esse encontro, o certificado digital poderá ser baixado na mídia armazenadora pelo solicitante.

Posso pedir para outra pessoa ir fazer o certificado para mim?

Não. Apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A administradora/contabilidade pode ajudar colocando em ordem a documentação do condomínio e do síndico, mas quem deve ir ao agendamento é o responsável pelo empreendimento. Não é possível fazê-lo por meio de procurações, por exemplo.

 Por que tanta gente acha difícil tirar o certificado?

Porque os documentos precisam estar todos sem nenhum tipo de discrepância. O nome do síndico, grafado de maneira igual ao que está nos seus documentos, deve estar na base da Receita Federal, como responsável pelo empreendimento. O nome do condomínio também deve estar escrito da mesma maneira, seja na Receita Federal ou nas atas apresentadas no momento de tirar o certificado.

Quanto tempo demora para obter a assinatura eletrônica?

Isso vai depender das condições da papelada do condomínio. Se estiver tudo em dia, da maneira correta, sem nenhum erro, depende apenas da instituição que irá expedir o certificado. Mas quando há discrepâncias, pode chegar a demorar mais de vinte dias, até que o empreendimento coloque seus papéis em ordem.

Que tipo de equipamento vale mais a pena?

Depende de quem irá usá-lo. Se o condomínio contar com a ajuda de uma administradora, o condomínio poderá arcar apenas com os custos de um cartão – os custos das leitoras poderão ser divididos. Porém, se é com o síndico que o equipamento vai ficar, ele pode optar pela compra de um token (aparelho similar a um pen drive), ou pelo combinado de cartão e leitora.

Qual o custo para emitir o certificado?

Para os produtos Cartão inteligente + Leitora ou Token USB, o valor médio de mercado é de R$ 350,00 (certificado com validade de 36 meses).

 Fonte: Razão Conthabil