Guarda de Documentos Fiscais Eletrônicos

Artigo:A falsa sensação de segurança em manter documentos fiscais eletrônicos nos sistemas “in-house”- Por Renato Lui*
Executivos Financeiros - SP
15/07/2010

Muito tem se debatido a respeito de sistemas que tratam os documentos fiscais eletrônicos. Depois de atendida as exigências do CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária), que obriga a emissão de notas fiscais eletronicamente, as empresas agora enfrentam outro paradigma: como tratar estes documentos com a segurança necessária, para que não haja vazamentos de informação e dificuldades futuras com auditorias e fiscalização, sem um aumento significativo nos custos?

Para muitas empresas, a regra sempre foi manter os documentos fiscais em ambientes internos, e controlados, que, por meio de sistemas de gestão parametrizáveis, estabelecem quando e quais usuários podem ter acesso às informações, tidas como vitais para a garantia da vantagem competitiva frente à concorrência.

O problema é que, com a adoção do novo modelo fiscal eletrônico brasileiro, há a necessidade de transitar, via internet, seja para envio ou recepção, as NF-es, os CT-es e outros documentos fiscais eletrônicos, o que abre uma brecha nos sistemas de segurança da informação, em empresas que continuam replicando este modelo. Vale ressaltar que a NF-e pode ter caráter sigiloso, portanto, ressalvado por políticas do SOX e, assim, invalidando o uso de meios de comunicação falíveis e passíveis de tentativas de ações fraudulentas.

Grandes companhias têm aversão a manter seus documentos fiscais eletrônicos fora de seus sistemas internos, porém, enviam e recebem diariamente milhares de NF-es via e-mail, sem proteção alguma. Dados publicados dão conta de que no ano de 2009, a Symantec encontrou cerca de 2,5 milhões de ameaças virtuais e a projeção para 2010 é de impressionantes 3 milhões, sendo grande parte deles, com único objetivo de roubar informações.

Outra possibilidade, apoiada pela lei, é a de disponibilizar os documentos eletrônicos em sites ou portais próprios, o que, em teoria, bloqueia o acesso à área interna dos ambientes de informações. Mas, esta alternativa já se mostra ineficiente, pois os custos para se implementar uma solução com softwares, hardware e operação são proibitivos.

Tracemos um exemplo de uma empresa com cerca de 1/2 milhão de documentos emitidos ou recebidos por mês; admitindo que ela tenha cerca de 20 mil (clientes ou fornecedores) usuários de um portal próprio. Para operá-lo, a empresa precisa ter uma equipe mínima de quatro pessoas, entre operadores, programadores e help desk, isto sem falar do atendimento ao público. Se esta mesma empresa tiver 5% de documentos com problemas (falta de XML, restrições na SEFAZ, ou dificuldades de acesso ao portal), teremos então 25 mil chamadas para o SAC do portal. Neste cenário, o número de profissionais sobe para no mínimo 16, sem mencionar outras dificuldades como ataques de rackers e adequação a modificações na legislação.

Pensando do lado das empresas de médio e pequeno porte, além da dificuldade em obter e operar sistemas de gestão, seja pela falta de capacidade financeira, seja pela falta de profissionais habilitados, imagine ter de gerenciar centenas de logins e senhas, para entrar nos portais de seus fornecedores e recuperar seus documentos fiscais? Ou pior, como guardar estes documentos de forma segura e recuperá-los rapidamente, quando solicitado seu reenvio pelo cliente ou pela fiscalização?

Segundo mostram os últimos dados de mercado, do universo total das empresas obrigadas a emitirem a nf-e, cerca de 70% ainda não se adequaram. E, do restante, mais de 50% está atendendo as exigências apenas parcialmente, ou seja, emitindo, mas não enviando ou disponibilizando o XML.

O certo é que, quando a fiscalização começar (lembrando que ela sempre se inicia pela ponta mais fraca) teremos a real dimensão da problemática da custódia dos documentos fiscais emitidos e recebidos, e, neste aspecto, as empresas que estiverem mais preparadas, contando com serviços especializados na guarda e gerenciamento do ciclo de vida desses documentos, não sofrerão com custos adicionais, seja por autuações ou perda de competitividade.

*Renato Lui é sócio diretor da CCDE - primeira empresa do Brasil especializada na convergência e difusão de documentos fiscais eletrônicos.